Automatització i programari per a serveis professionals
Despatxos, consultories i firmes de serveis professionals gestionen clients, projectes i documentació de forma simultània. Cada client genera el seu propi fil de correus, documents i tasques de seguiment — i gran part d'aquesta feina administrativa es repeteix de client en client amb petites variacions.
Apliquem les nostres capacitats d'automatització a aquests processos: generació de documentació a partir de plantilles, reporting de projectes, organització d'informació dispersa entre correu i documents, i tasques administratives recurrents.
L'objectiu no és substituir el criteri professional — és treure del mig la feina mecànica que avui ocupa temps que es podria dedicar al client o al projecte en si.
Reptes del sector
Documents dispersos
Contractes, propostes i informes de cada client viuen en carpetes i formats diferents.
Reporting de projectes
L'estat de cada projecte o client s'ha de recopilar a mà abans de poder-lo comunicar.
Gestió de clients
Seguiment de comunicacions, lliuraments i terminis repartit entre correu i fulls de càlcul.
Seguiment de projectes
Coordinar tasques, terminis i entregables entre diverses persones sense visió unificada.
Emails repetitius
Comunicacions que es repeteixen amb petites variacions a cada client o projecte.
Tasques administratives
Facturació, seguiment d'hores i gestió documental que consumeixen temps facturable.
Generació documental
Propostes, contractes i informes que es redacten des de zero cada vegada, tot i que comparteixin estructura.
Informació dispersa
Dades de client i projecte repartides entre correu, documents i eines de gestió.
Processos que podem automatitzar
- Generació documental
- Crear propostes, contractes i informes a partir de plantilles i dades ja disponibles.
- Reporting de projectes
- Informes d'estat generats automàticament a partir de les eines de gestió ja en ús.
- Automatització d'emails
- Comunicacions recurrents amb clients segons l'estat de cada projecte.
- Gestió documental
- Classificar i centralitzar documentació de client automàticament.
- Tasques administratives
- Reduir la introducció manual de dades en facturació i seguiment d'hores.
Com abordem un projecte
Mirem primer quines tasques administratives es repeteixen a cada client o projecte amb poques variacions, perquè són les que més valor aporten en automatitzar-se primer.
Capacitats rellevants de Parizal
Automatització de processos
Automatitzar comunicacions, seguiment i tasques administratives recurrents.
Processament documental
Extreure i estructurar informació de contractes, propostes i documentació de client.
Dades i reporting
Centralitzar l'estat de clients i projectes en informes que es generen sols.
Programari a mida
Eines internes quan la gestió de clients o projectes supera el que ofereix un programari genèric.
Serveis relacionats
La feina administrativa et resta temps de client?
Analitzem quines tasques es repeteixen a cada projecte i quina part val la pena automatitzar.